Steeds vaker wordt er gevraagd naar een dagplanning of draaiboek. Ook al heb je geen weddingplanner in de hand genomen, locaties en fotografen vragen er geregeld om. Zie het maar als een leidraad voor alle, op de dag, betrokken leveranciers. Maar ook voor jezelf! Een draaiboek zorgt uiteindelijk voor overzicht en rust, zo vertelt weddingplanner Inge Bergakker. Zij legt uit hoe je een draaiboek of dagplanning voor je huwelijk maakt.
“Maar hoe maak je nu een goede dagplanning. Ik zeg altijd tegen een bruidspaar om voldoende tijd voor elk aspect in te plannen. Niet alleen om de rust in het geheel te creëren en te behouden, maar er kan ALTIJD iets gebeuren waar je geen rekening mee hebt gehouden. Mocht dit het geval zijn dan heb je voldoende tijd ingepland om niet meteen een achterstand in tijd op te lopen. Want er is niets vervelenders dan tijd inhalen op zo’n speciale en mooie dag!
Je kunt een draaiboek op allerlei manier opstellen. Het handigst is om dit in kolommen te verdelen. In het eerste kolom kun je de tijd vermelden (van 09.00 – 09.15 uur), in de tweede kolom de gebeurtenis (bijv. kapster, aankleden, fotomoment, aansnijden bruidstaart etc.), in de derde kolom geef je aan waar deze gebeurtenis plaats vindt (thuis, park, trouwlocatie etc.) en in het vierde kolom staat wie de verantwoordelijke is voor deze gebeurtenis (persoonsnaam en eventueel mobiele telefoonnummer).
Werk met kwartieren en indien nodig met 5 minuten. De details van gebeurtenissen zijn ook belangrijk. Bijvoorbeeld; welk lied wordt gespeeld tijdens de ceremonie en wie zorgt hiervoor? Wie zet het aan en weer uit? Wie ruimt de bloemblaadjes (echt of kunst) weer op die in de kerk gestrooid zijn? Wie brengt het ingehuurde materiaal weer terug? Deze details kunnen gaandeweg de planning ingevuld worden. In eerste instantie begin je met de grote lijnen.
Vergeet niet om een kopie van het draaiboek ook te geven aan de fotograaf en vooral ceremoniemeester. Voor het laatste is het natuurlijk van essentieel belang te weten wat er op de dag staat te gebeuren. Een professionele ceremoniemeester kan, door het hebben van een groot netwerk, eventuele problemen meteen oplossen! Als het trouwvervoer door een lekke band niet op tijd kan komen of de bruidstaart is op een verkeerd adres afgeleverd… een professional kan dan meteen en adequaat reageren en zorgt voor een gedegen oplossing zonder dat het bruidspaar of genodigden er iets van merken.
Op het internet zijn diverse tools te vinden om een draaiboek globaal op te zetten. Mocht het zo zijn dat je als bruidspaar toch blijft zitten met een aantal punten, dan kun je uiteraard altijd bij een wedding planner terecht voor advies. Seeds of Love bijvoorbeeld kijkt dan graag naar het draaiboek en kan aan de hand van de planning richtlijnen en advies geven om er alsnog een gestroomlijnd geheel van te maken.”
Inge Bergakker,
Seeds of Love Weddingplanner
Lees ook:Column: Had ik het weer maar onder controle
Lees ook:Een Weddingplanner Ja of Nee?
Lees ook:Column: Ik voel me net de bruid
Lees ook:Weddingplanner Inge Bergakker columniste Trouwenblog!
Lees ook:Evolutie van de eerste dans!